RESUMEN INFORME GTC 185 Y NTC 3588

INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante

acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logosímbolo, de acuerdo con las normas internas de la

organización.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes

administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Tratar un solo tema por informe

• Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa

• Utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organización

• Disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas

• Elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

UTILIZACIÓN DEL INFORME

• Regular o aclarar una situación

• 
  
• Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos.

• Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto.

• Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente.

• Impugnar o corregir una situación.

CLASES DE INFORMES

• Resumen ejecutivo, que tiene de una a tres páginas

• Informe corto, que consta de una a 10 páginas.

• Informe extenso, de 11 páginas en adelante.

NTC INFORMES

CONCEPTO

Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo.

CLASIFICACIÓN

De acuerdo con los requerimientos de la entidad se clasifican en periódicos y esporádicos.

De acuerdo con el número de hojas en cortos y en extensos.

MÁRGENES

Superior 3 y 4 cm.

Inferior 2 y 3 cm.

Izquierdo 3 y 4 cm.

Derecho 2 y 3 cm.

INFORME EXTENSO

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.

Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.

PARTES DEL INFORME EXTENSO

Cubierta

Presenta la información básica del documento.

Presenta la Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación:

El autor puede implementar un número o código alfanumérico de identificación.

Portada:

De libre diagramación en estética, tamaño letra, escritura en mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de información y constituye la primera página de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros

Nombre de las personas que realizan el informe

Tabla de contenido

Se coloca de inmediatamente después de la portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de página.

Se tiene en cuenta lo siguiente: El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.

- Numerales:

Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción, bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

-Título de cada capítulo y subdivisiones:

El primer y el segundo nivel se escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial

-Cuerpo del informe

Esta conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones.

Inicia d 2 a 4 renglones del título.

- Firma

El informe extenso debe ser informado por el autor de la página donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4 a 6 renglones del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida, el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

-Rubrica

El autor puede colocar su rúbrica en cada una de las hojas del informe en la parte inferior izquierda

-Anexo:

se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el número de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números aravicos en lugar de letras

-Bibliografía:

Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en mayúscula sostenida. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4 renglones de este título.

-Índice:

Se presenta como última parte del material complementario. El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.