RESUMEN DE CONSTANCIAS Y CERTIFICADO

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

·         CERTIFICADOS

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

Ø  calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.

Ø  registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción.

Ø  becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos, documentos de identidad, entre otros.

·         CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser

Personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

Ø  tiempo de servicio,

Ø  experiencia,

Ø  salarios u honorarios,

Ø  clases de trabajo,

Ø  jornada laboral,

Ø  cumplimiento de comisiones y

Ø  comportamiento del trabajador, entre otros.

·         CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer información de

Carácter personal.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Ø  redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.

Ø  usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés.

Ø  emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo.

Ø  utilizar los formatos establecidos en cada organización.

Ø  distribuir el texto de acuerdo con su extensión;

Ø  suministrar la información en forma personalizada, y

Ø  expedir siempre en original.

·         PARTES

Ø  Código

Es opcional; se escribe entre cero y una interlínea libre del margen superior para los tres casos:

v  en el papel sin membrete.

v  de la zona 1 sí tiene membrete.

v  del encabezado dado por el procesador de texto.

Ø  Lugar de origen y fecha de elaboración

Puede ir al comienzo del documento, después del código o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlíneas libres del texto que lo precede.

v  Cuando la fecha se ubica al comienzo

EJEMPLO 1 Chiquinquirá, 4 de noviembre de 2009

v  Cuando la fecha se ubica al final

EJEMPLO 2 Dada en Bogotá D.C., a los 4 (cuatro) días del mes de abril de 2009 (dos mil nueve).

Ø  Cargo

El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la, también en mayúscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlíneas libres de la fecha y lugar de elaboración (dependiendo de la extensión del texto).

EJEMPLO LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO

Ø  Identificación del documento

Las expresiones certifican o hace constar, según sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). Se ubican a cuatro o cinco interlíneas libres del cargo, centradas y en mayúscula sostenidas.

Ø  Texto

Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción que, escrita en mayúscula inicial, a dos interlíneas libres de la identificación.

En el primer párrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número del documento de identidad.

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.

Ø  Remitente y firmas responsables

Se utiliza de igual forma que en la elaboración de la carta. Véanse los numerales